Bericht zu dem BMF-Projekt "Elektronische Archivierung von Unternehmensdokumenten stärken"

Bundesministerium der Finanzen 22.8.2014

Das Projekt „Elektronische Archivierung von Unternehmensdokumenten stärken“ soll

• die Möglichkeiten der Aufbewahrung von steuerlich relevanten Unterlagen in Unternehmen darstellen,
• die Hemmnisse ermitteln, die aus Sicht der Unternehmen derzeit gegen eine vollständig elektronische Aufbewahrung sprechen, und
• mögliche Anreize identifizieren, mit denen die Umstellung auf die elektronische Aufbewahrung aus Sicht der Unternehmen gefördert werden kann.

Dazu wurden 117 Unternehmen und 11 Steuerberater als Experten befragt.

Aufbewahrung von Unterlagen in den befragten Unternehmen:

• Großunternehmen erledigen Aufgaben der Buchführung und Aufbewahrung von Unterlagen überwiegend intern; kleine und mittlere Unternehmen lagern häufig einen Teil dieser Aufgaben an Steuerberater aus.
• Elektronische Systeme werden bereits für viele Aufgabenbereiche genutzt. Große Unternehmen nutzen häufiger elektronische Systeme, aber auch in kleinen sind bestimmte Anwendungen (v. a. Onlinebanking) weit verbreitet.
• Die originäre Form einer Unterlage (Papier oder elektronisch) bestimmt meist auch die Form der Aufbewahrung. Große Unternehmen bewahren Unterlagen häufiger elektronisch und seltener ausschließlich in Papierform auf als kleine. Viele Unternehmen bewahren Unterlagen aber auch doppelt in beiden Formen auf.
• Bei den Datenformaten hat sich v. a. PDF bewährt.

Hindernisse für den Ausbau der elektronischen Aufbewahrung:

• Die am häufigsten genannten Themenbereiche bei den Hindernissen sind erstens der (einmalige und laufende) Aufwand bei Einführung der elektronischen Aufbewahrung sowie zweitens Unsicherheit darüber, wie eine revisionssichere elektronische Aufbewahrung ausgestaltet werden kann. Diese bezieht sich darauf, wie die rechtlichen Grundlagen und Buchführungsgrundsätze für elektronische Unterlagen zu verstehen und im Unternehmen umzusetzen sind, damit diese Unterlagen von Finanzbehörden und Gerichten akzeptiert werden. 58 % der Befragten geben zudem an, Unterlagen deshalb in Papierform aufzubewahren, weil es sich für das Unternehmen bewährt hat; d. h. der Faktor Gewohnheit stellt ebenfalls ein häufig genanntes Hindernis dar.
• Weitere häufig genannte Hindernisfaktoren sind Bedenken wegen der Sicherheit und Zuverlässigkeit elektronischer Systeme sowie deren Anschaffungskosten. Die übrigen Hindernisse sind zwar für einzelne Unternehmen zutreffend, werden in der Gesamtbetrachtung aber von weniger als einem Drittel der Befragten genannt.
• Unternehmen, die Unterlagen in Papierform aufbewahren, weil sich dies für sie bewährt hat, sowie Unternehmen, die laufende Kosten eines elektronischen Archivierungssystems als Hindernis benennen, sagen signifikant wahrscheinlicher auch, dass sie grundsätzlich nicht bereit sind, Unterlagen ausschließlich elektronisch aufzubewahren.
• Die überwiegende Mehrheit der befragten Unternehmen ist grundsätzlich bereit, Unterlagen elektronisch aufzubewahren; nur für wenige kommt dies keinesfalls in Frage.
• 86 % der befragten Unternehmen erwarten Vorteile durch eine elektronische Aufbewahrung.

Anreize zur Förderung der Umstellung auf die elektronische Aufbewahrung:

• Anreize, die von den befragten Unternehmen als hilfreich eingeschätzt werden, sind v. a. die breite Nutzung elektronischer, automatisiert verarbeitbarer Rechnungen (76 % Zustimmung), die Einführung einer zertifizierten Software (71 %) und die Herausgabe einer technischen Richtlinie für die rechtssichere elektronische Aufbewahrung (67 %). Aber auch eine Informationsplattform für technische Fragen sowie Informationsangebote des Berufsverbands werden von 55 % bzw. 49 % der befragten Unternehmen positiv gesehen. Als weitere Anreize werden u. a. die materielle Förderung durch den Staat, die Schaffung von Rechtssicherheit sowie erweiterte Informationsangebote der Finanzverwaltung angegeben. Bei den beiden erstgenannten Anreizen (breite Nutzung elektronischer Rechnungen, zertifizierte Software) ist ein positiver Zusammenhang mit der grundsätzlichen Bereitschaft zur ausschließlich elektronischen Aufbewahrung statistisch nachweisbar.
• Wirksame Anreizsysteme müssen die relevanten Hindernisse berücksichtigen und neben den Unternehmen auch die Steuerberater in den Blick nehmen, die v. a. bei kleinen und mittleren Unternehmen Arbeitsschritte durchführen.

Erfahrungen mit der elektronischen Aufbewahrung:

• 57 % der befragten Unternehmen mit elektronischem Archivierungssystem erklären, dass dessen Einführung aufwendig war.
• Durch die elektronische Aufbewahrung haben sich für 17 % der befragten Unternehmen Probleme und für 99 % Vorteile ergeben. Daher erklären die Unternehmen, dass eine gute Überzeugungsarbeit entscheidend sein könnte: Die Vorteile seien groß genug; Aufgabe sei es nun, die anderen Unternehmen auch von der Umstellung zu überzeugen.

Ergänzende Erkenntnisse der Steuerberaterbefragung:

• Auch aus Sicht der befragten Steuerberater sind laufende Kosten und Umstellungsaufwand, Unsicherheit hinsichtlich der Umsetzung der rechtlichen Grundlagen sowie Gewohnheit die entscheidenden Gründe dafür, dass die Unternehmen ihre Unterlagen bislang nicht vollständig elektronisch aufbewahren.
• Alle befragten Steuerberater sehen Vorteile, aber mehr als die Hälfte sehen auch Nachteile für die Unternehmen bei einer Umstellung auf die elektronische Aufbewahrung. Alle behandelten Anreize werden von der Mehrheit der befragten Steuerberater als hilfreich angesehen; die zertifizierte Software bezeichnen sogar alle elf Steuerberater als Anreiz.

Auf den Internetseiten des BMF:

• Bericht zu dem BMF-Projekt "Elektronische Archivierung von Unternehmensdokumenten stärken" (PDF, 2,7 MB)